系统由多个子系统组成，其中主要包括公文管理系统、文献管理系统，以及政务信息管理系统、会议管理系统、人员出差竹理系统、档案锌理系统、业务信息管理系统、统计跟踪系统等，落本满足了工作需求。
收文管理系统负资总局机关接收来自其它机关、部门的文件的收阅以及存档。对接收的纸制文件.需要有电子文件的.在系统中可以直接对纸制文件进行扫描。保存为电子件。对于办件.直接由接收部门确定选择一个分送人员:对于阅件，wIJ可能存在一份文件要同时给多个部门传阅的情况。系统设定文件可以分送给多个用户，这些用户也可以同时打开此文件.但在某一时刻，只能由一个用户对文件进行批示、存盘.这样就保证了文件的一致性。而且只有当全部阅读人员部签署了意见后，此阅件才能办结。办结的收文存入收文女故库.
在公文管理系统中.无论足发文、收文，还是签报，在确定分送前.系统首先要检查出差管理库.杳着该接收人员是否有出差单未注销。系统就是根据出差单来判定该人员在理论上是在岗。若有未注销的出差单，系统则认为该人员仍在外出，根据出差单上的是否有指定的代理人，给分送人员以提示。
一个成功的办公自动化系统，既应该规范办公活动中的各种行为.又具有操作上的灵活既有严格的安全控制和保密措施.又具有开放性.使系统中的信息和教据便于再加工使既要有良好的银成特性，还要保持自身的风格特色。
